그룹웨어 회사 이메일을 선택하기 전 고려해야 할 두 가지
회사는 어떻게 업무를 최적화할 수 있나요?
안녕하세요. 저는 공부하는 엄마 스텔라입니다.
회사 내 업무 효율성을 높이려면 무엇이 필요합니까? 방대한 양의 정보를 효율적으로 협업하고 관리할 수 있는 시스템이 갖춰져 있어야 업무 생산성도 높아지겠죠?
최근에는 업무 생산성을 극대화할 수 있는 올인원 플랫폼을 활용하는 기업이 늘어나고 있습니다.
이러한 기업 플랫폼을 ‘그룹웨어’라고 합니다.
예를 살펴보겠습니다.
업무에 필요한 우편물, 세금계산서, 파일보관, 게시판, 일정관리 등이 필요합니다.
화상회의, 전자결재 등을 하나의 플랫폼에서 처리할 수 있다면 어떨까요? 불필요한 근무시간은 줄어들고, 직원 만족도는 높아질 것입니다.
그룹웨어는 자체적으로 서버를 운영하는 ‘내장형’과 클라우드 전문업체를 활용하는 ‘렌탈형’ 두 가지 종류가 있다.
자가설치형은 초기 공사비가 많이 든다.
그래서 중소기업 사이에서는 ‘클라우드 렌탈 그룹웨어’가 대세다.
그룹웨어를 선택할 때 고려해야 할 두 가지 사항을 살펴보겠습니다.
고려사항간편한 유지관리, 개선된 작업환경용량이 중요한 이유 1. 손쉬운 유지관리, 개선된 작업환경 그룹웨어를 한번 선택하면 바꾸기가 쉽지 않습니다.
그렇기 때문에 더욱 조심해야 합니다.
우선 서비스 안정성을 고려해야 합니다.
하이웍스는 ‘가비아’의 그룹웨어 브랜드입니다.
가비아는 1998년 설립되어 2005년 코스닥에 상장한 IT회사입니다.
꽤 오랜 역사와 규모를 지닌 곳에서 운영하고 있기 때문에 신뢰하셔도 됩니다.
HiWorks는 별도의 관리 없이 클라우드를 통해 자동으로 업데이트됩니다.
따라서 유지 관리에 추가 시간을 소비할 필요가 없습니다.
365일 24시간 고객센터를 이용하시면, 갑작스런 문제 발생시 즉각적인 도움을 받으실 수 있습니다.
2. 용량이 왜 중요한가요? 그룹웨어에서 두 번째로 중요한 요소는 ‘용량’입니다.
파일, 메일, 메시지 등 업무에 꼭 필요한 서비스를 이용하다 보면 필연적으로 용량이 쌓이게 됩니다.
다들 일하는데 ‘저장공간이 부족하다’고 하더라고요. ‘다운로드 할 수 없습니다.
’ 다음과 같은 메시지를 받아보셨을 것입니다.
업무 중에 이러한 메시지가 자주 나타나면 업무 생산성이 필연적으로 저하됩니다.
결국 용량을 늘리려면 추가 비용이 불가피하게 발생하게 된다.
그렇다면 애초에 저렴한 비용으로 넉넉한 용량을 제공하는 서비스를 선택하는 것이 더 좋지 않을까요? Hi Works의 넉넉하고 무제한의 기업 메일 용량: 계정당 1GB; 5GB 공유; 우선 기업 메일 용량은 무제한입니다.
평균적으로 개인이 사용하는 메일 용량은 5~10GB 정도라고 합니다.
물론 회사의 업종에 따라 차이가 있습니다.
타사의 경우 메일 용량이 제한되어 있고, 다른 용량과 복합적으로 사용되기 때문에 메일 저장공간이 부족할 수밖에 없습니다.
메시지, 메신저, 게시판 등의 관리를 위해 계정당 1GB의 공간을 제공할 뿐만 아니라, 5GB의 공용 사무 공간도 제공합니다.
HiWorks는 처음부터 넉넉한 저장공간을 갖추고 있으니 안심하고 사용하실 수 있겠죠? 서비스의 절대 가격만 고려해서는 안됩니다.
용량 대비 가격을 고려해야 합니다.
타사 서비스가 더 저렴하더라도 제공되는 용량이 작다면 저렴하다고 볼 수 없습니다!
그게 다야. 그룹웨어 선택에 도움이 되었으면 좋겠습니다.
하이웍스: 클라우드 그룹웨어 시장점유율 1위. 체계적인 업무와 효율적인 협업을 위한 플랫폼입니다.
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